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秘書(shū)該掌握哪些職業(yè)技能(優(yōu))
在許多人眼里，秘書(shū)就是打字員和辦事員。但在國(guó)外，秘書(shū)早已被劃分到行政管理的范圍之內(nèi)。從我國(guó)勞動(dòng)部門(mén)最近幾年出臺(tái)的秘書(shū)職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)看，與國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)尚有距離。那么，在新的時(shí)代，秘書(shū)的職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)是什么呢？最近，英國(guó)倫敦工商會(huì)考試局負(fù)責(zé)行政管理方面的主考官Shirley—Taylor女士發(fā)表了自己的看法。
ShirleyTaylor女士認(rèn)為，在過(guò)去的幾十年中，秘書(shū)的角色變化得很快，她們不再是打字員或是辦事員。這個(gè)變化表明了秘書(shū)開(kāi)始被歸入行政管理工作范疇，秘書(shū)的工作職能將涉及項(xiàng)目管理、計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用、組織會(huì)議和出差、外部網(wǎng)和內(nèi)部網(wǎng)的通信、文件信息整理、辦公室管理等方面。
這種變化使得市場(chǎng)對(duì)秘書(shū)人才職業(yè)技能的需要也開(kāi)始發(fā)生轉(zhuǎn)變。Shirley介紹說(shuō)，在21世紀(jì)，秘書(shū)需要有以下五方面的能力：一、多元化才能。秘書(shū)應(yīng)用懂得兩國(guó)甚至三國(guó)以上的語(yǔ)言，具有一定的語(yǔ)言處理能力和計(jì)算機(jī)技能。二、組織能力。秘書(shū)應(yīng)當(dāng)是一個(gè)組織者，她要為各種會(huì)議和活動(dòng)作計(jì)劃，并落實(shí)安排。同時(shí)，她還需要應(yīng)付一大堆的工作日記、計(jì)劃表、文件和電子檔案。三、溝通能力。秘書(shū)需要和老板、同事以及客戶(hù)打交道，她要善于協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)外部的關(guān)系。四、獲取新知識(shí)的能力。秘書(shū)必須通過(guò)繼續(xù)深造來(lái)不斷增長(zhǎng)知識(shí)和提高技能，特別是在辦公技術(shù)方面，她需要跟上計(jì)算機(jī)應(yīng)用的發(fā)展步伐。五、團(tuán)隊(duì)合作能力。秘書(shū)要參加到許多實(shí)際項(xiàng)目中去，她需要收集信息，需要督促團(tuán)隊(duì)努力工作。因此團(tuán)隊(duì)合作能力也是秘書(shū)工作的一個(gè)關(guān)鍵部分。
對(duì)中國(guó)想從事秘書(shū)的年輕人，Shirley提出建議：“要成為一名好秘書(shū)，最關(guān)鍵的是對(duì)這份工作真正感興趣，并以此為動(dòng)力抓住每個(gè)機(jī)會(huì)，不斷學(xué)習(xí)，提高自我，以適應(yīng)不斷發(fā)展著的市場(chǎng)的需求。”
據(jù)了解，最近英國(guó)倫敦工商會(huì)考試局（LCCIEB）為有志于從事秘書(shū)工作的中國(guó)年輕人開(kāi)設(shè)了專(zhuān)門(mén)的秘書(shū)職業(yè)資格證書(shū)考試，有行政管理、簿記學(xué)、文字處理等各種級(jí)別的考試。對(duì)于想成為新一代秘書(shū)者，不妨通過(guò)參加國(guó)際性的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，來(lái)提高自己的競(jìng)爭(zhēng)力。
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