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集中辦公對建設(shè)項目檔案管理意義
按國家檔案局要求，重大建設(shè)項目竣工驗收前必須先進行檔案專項驗收。但重點項目工作難度大、要求高，參與單位眾多、關(guān)系龐雜、人員變動大、周期長、管理難。如何避免上述因素對檔案的影響，提高管理水平，是檔案工作人員一直思索的課題。
1 問題存在的原因
眾所周知，重點建設(shè)項目管理難度大，檔案質(zhì)量難以保障。盡管建設(shè)單位從一開始就采取措施要求竣工文件材料同步形成，但實際上，在基本同步后仍需精心編制，故此文是在強調(diào)同步形成基礎(chǔ)上探討對后期檔案統(tǒng)一管理的必要性，而非過程失控的事后補救。探索推行集中辦公模式，主要出于以下考慮：一是避免檔案人員辦公時間難以保障。收尾階段幾乎沒人愿意留下承擔(dān)竣工檔案歸檔整理，人員少，人心渙散。二是辦公地點和設(shè)備難以保障。結(jié)算期為節(jié)約成本，不少單位會退租或改租較小辦公場所，存在“不嚴肅、不正規(guī)、保密性差”等諸多弊端，因陋就簡，草率應(yīng)付，安全環(huán)境大打折扣。留下的小型辦公設(shè)備一旦有故障，直接影響檔案工作質(zhì)量和進度。三是辦公效果難以保障。人員更替使之前傳達的精神無法落實，業(yè)主和監(jiān)理就需要花更多時間精力指導(dǎo)。個別單位甚至?xí)蚪Y(jié)算合同談判運走全部竣工檔案，要挾變更審批，檔案實體安全及整理質(zhì)量進度更無從保障。
2 采取措施，分三步保障集中辦公效果
所謂“建設(shè)項目檔案工作人員集中辦公”，是指參建各方以節(jié)約成本、提高效能為目標，將各參建單位檔案工作人員集合到統(tǒng)一地點（同一大樓或大院），進行集中辦公和管理的工作模式。此舉能加強溝通、提高效率，為竣工資料迅速按標準整理成檔案提供方便，外觀及內(nèi)在質(zhì)量統(tǒng)一，提高項目檔案整體質(zhì)量效果顯著。
3 推行集中辦公模式效果明顯
一是方便業(yè)主與施工、監(jiān)理單位直接溝通，提高效率。同一地方辦公，遇到問題及時解決，省時省力，比電話和網(wǎng)上溝通更直觀；具體細節(jié)可以手把手教。二是方式轉(zhuǎn)變和情感交流促進工作效果。集中辦公增加了公開性和透明度，對原來下去檢查或施工單位搬資料上門請教進行改變；檔案集中由業(yè)主臨時保管，直至符合要求才按程序移交，保證安全，不易散失。業(yè)主也從原來的檢查指導(dǎo)角色，轉(zhuǎn)變?yōu)橥潞突锇殛P(guān)系，更好體察檔案員工作生活情況，感同身受的情感交流消除檔案員孤獨感，積極性得到提高，更樂意主動做好工作。三是促進檔案管理水平。溝通暢順帶來高效率，為移交和驗收留出更多時間，案卷內(nèi)外質(zhì)量精益求精。四是成績顯著。從上述兩項目實踐看，集中辦公對促進檔案管理效果明顯，均被評為廣東“全省重大建設(shè)項目檔案工作質(zhì)量優(yōu)秀項目”。湛江海灣大橋項目獲得“廣東省重大建設(shè)項目檔案金冊獎”，是對項目檔案工作質(zhì)量和管理水平的最好肯定。
綜上所述，要加強建設(shè)項目檔案管理，不但要重視檔案集中管理，更要加強對人員集中管理。集中辦公這種行之有效的模式可供有條件的單位嘗試推行，只有盡可能為檔案工作提供良好的大環(huán)境，才能更好地為項目檔案提供保障和有效服務(wù)。
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