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            檔案室建立方案參考

            時間:2023-02-25 01:16:01 圖書情報與檔案管理 我要投稿
            • 相關推薦

            檔案室建立方案參考

              篇一:檔案室建立方案(1750字)

            檔案室建立方案參考

              第一步:尋找合適的空間:

              檔案庫房面積要求滿足單位檔案管理需要,并有一定預留空間(20-30年);

              第二步:裝修檔案室:

              檔案庫房要實現(xiàn)“三鐵”:鐵門、鐵窗、鐵柜(架);檔案庫房要達到“八防”要求:防火、防盜、防光、防潮、防塵、防高溫、防有害氣體、防有害生物(蟲、霉、鼠等)。

              第三步:根據(jù)空間面積大小,設計內(nèi)部設施擺放方式及位置。

              第四步:定制或者購買檔案室設施設備:

              (1)檔案盒:使用無酸紙封底面、檔案盒;

              (2)檔案柜(架)數(shù)量充裕而且質(zhì)量好:

              ①檔案柜(架)以能放A4規(guī)格的為好;

              ②檔案柜(架)數(shù)量要求能滿足今后20-30年左右發(fā)展的需要,越充裕越好。

              (3)根據(jù)實際需要配備必要的管護設備

              第五步:建立檔案管理制度:

              第六步:請相關部門人員參與裝封、擺放檔案資料。

              第七步:建立檔案目錄及電子目錄。

              第八步:前臺行政文員兼管理檔案室。

              檔案室設施設備預算表

              以下為網(wǎng)絡參考價

              預計費用為:7000.00元(不含裝修費用)

              建立檔案室的基本要求

              一、各檔案庫的建筑及技術參數(shù):

              1、各館室的最小面積應能容納目前各資料存放,還必須考慮一定的發(fā)展空間。

              2、地板承重最大容量為1240公斤/m2,采用密集架時應不大于1200公斤/m2。

              3、密集柜每組分為六層擱板,每層擱板承重為80公斤,柜體自重為80公斤。

              4、每組柜體存放檔案盒的多少根據(jù)檔案盒尺寸來計算。

              5、一般檔案室門高2m,寬1m,特殊檔案室可加高,加寬門。要求門窗必須加防塵橡膠條密封,窗戶建議采用防盜窗,門采用防火、防盜門。

              6、給水管、排水管、雨水管不宜穿越檔案室,消防栓不應設在檔案室內(nèi),應設在明顯而又易于取用的走廊內(nèi)或樓梯間附近。

              7、空調(diào)安裝位置應避免空調(diào)出風直接吹向文件資料。

              8、館室內(nèi)應避免真菌、霉菌等微生物的繁殖,防止嚙齒類動物(如老鼠等)的存在。管道通過墻壁或樓、地面處均應用不燃材料填塞密實,其他墻身孔洞也應采取防護措施,底層地面應采用堅實地坪。

              二、檔案室的采光、通風要求

              1、采光度(自然光和人造光)兩種,在正常的情況下,我門應該采用自然光照射,但在條件不允許的情況下,我們應采用人造光來照明。

              2、檔案室、查閱檔案及其他技術用房應防日光直射,并均應消除紫外線對檔案、資料的危害。

              3、檔案庫和查閱檔案等用房采用人工照明時,應選用防爆燈,防止用電時間過長發(fā)生失火。當采用熒光燈時,應有過濾紫外線和安全防火措施。

              4、檔案室通風也應采用自然風,如果采用不方便的情況下我們也可以使用空調(diào)進行通風。

              三、檔案室溫濕度要求

              1、不論氣候條件如何,有條件的情況下均應設置長年的溫控裝置,溫度相對濕度要求如下表。溫濕度范圍溫度14℃~24℃不小于14℃不大于24℃,有溫度調(diào)節(jié)設備的,溫度的日變化幅度不得超過溫度±2℃相對濕度45%RH~60%RH不小于45%RH不大于60%RH,有濕度調(diào)節(jié)設備的,相對濕度的日變化幅度不得超過±5%注意溫、濕度的測量點,是指在距地板以上1.5m和距書架柜前0.4m處測量的數(shù)值。

              2、對于干燥的地區(qū)可采用加濕機,定期用濕拖把布拖地板來保證環(huán)境濕度。3、濕度過大的地區(qū),如南方地區(qū)可采用抽濕機。

              4、檔案庫不宜采用以水、汽為熱媒的采暖系統(tǒng)。確需采用時,應采取有效措施,嚴防漏水、漏汽,且采暖系統(tǒng)不應有過熱現(xiàn)象。四、檔案室潔凈度要求

              1、地面、墻面、頂棚面采用不起塵的材料。

              2、開向室外的門窗宜設置紗門、紗窗,外窗應具有較好的防塵功能。

              3、定期打掃室內(nèi)衛(wèi)生,清洗防塵網(wǎng)。

              五、檔案室防雷接地要求

              1、機房建筑以鋼筋混凝土結(jié)構(gòu)為宜;計算機機房的保護接地應與建筑的防雷接地共用一組接地體。

              2、接地引入線的長度不應該超過30m,其材料宜采用截面積40mm×40mm或者50mm×50mm的鍍鋅扁鋼。接地線不得使用鋁材,不同金屬互連時,應防止電化腐蝕。

              六、檔案室電源要求

              1、如果電壓穩(wěn)定性不能滿足要求,應采用調(diào)壓或穩(wěn)壓設備滿足電壓波動范圍要求。

              2、計算機機房或數(shù)據(jù)機房要求交流電不間斷或無瞬變的通信負荷,應采用UPS供電系統(tǒng)或逆變器供電系統(tǒng)。

              3、蓄電池一般設計兩組并聯(lián),UPS蓄電池一般只設計一組,UPS設計需要設計冗余備份,可以采用串聯(lián)或并聯(lián)方式。采用逆變器/UPS時,主要逆變器按最大功率確定,有條件最好配備一臺備用。

              4、檔案館室內(nèi)照明的照度標準應符合規(guī)范要求。

              篇二:公司檔案室建立的方案 (1711字

              檔案工作是企業(yè)自身建設的一項重要工作,對提高各企業(yè)各部門工作質(zhì)量和效率有著重要作用。

              一、公司檔案現(xiàn)狀

              目前公司檔案大部分分散于各職能部門,各職能部門在從事本部門工作的同時因種種原因難免會無暇兼顧,造成部分檔案資料的流失,同時員工在借閱非本部門檔案時也有很多不便,不利于開展工作。此外,公司現(xiàn)存檔案沒有進行規(guī)范的集中管理,這就使得檔案查找困難,這種種弊端使得公司的文檔資源利用率低,不能很好地為公司的整體發(fā)展提供服務。

              二、檔案室建立的意義

              檔案形成于公司日常生產(chǎn)管理過程當中,它不僅記錄了企業(yè)的建設史、成長史、改革史、發(fā)展史,而且記錄了企業(yè)各個方面、各個環(huán)節(jié)的真實情況,是企業(yè)擴大生產(chǎn)和銷售、加強經(jīng)營和管理、維護權利和利益、保持發(fā)展和穩(wěn)定的可靠憑證與有力依據(jù),是企業(yè)資產(chǎn)和生產(chǎn)要素的重要組成部分。

              因此為了加強和規(guī)范我公司運管檔案統(tǒng)一管理工作,避免公司檔案資料的遺失,提高到公司檔案的使用便捷性與利用率,使檔案在公司發(fā)展過程中逐漸完善、信息化,為公司的長遠發(fā)展提供參考與監(jiān)督,結(jié)合工作實際,特制定出本方案。

              三、檔案室建立的指導思想、管理原則和目標任務

              指導思想:立足公司各部門工作特點,以服務為宗旨,加快檔案室信息化進程,使檔案室與公司各部門信息統(tǒng)一化,為公司的各個運營環(huán)節(jié)提供參照,促進公司的現(xiàn)代化步伐。

              管理原則:以統(tǒng)一管理為原則,堅持資源整合和資源開發(fā)

              目標任務:按分步進行、逐步完善的原則,扎實開展檔案室建立工作,使我公司檔案工作更加規(guī)范化、標準化,為公司的發(fā)展提供參考與便利。

              四、工作計劃

              (一)

              第一階段:

              1、加強檔案室硬件設施建設,保障檔案工作的順利開展。

              2、構(gòu)建檔案管理的整體框架體系,并制定相應的規(guī)章制度,作為開展工作的依據(jù)。內(nèi)容包括:檔案的收集、分類辦法、編號辦法、整理規(guī)則、保管期限、移交、銷毀等。

              3、成立檔案管理的專兼職管理人員隊伍,各部門緊密配合,做好檔案的及時歸檔入庫工作。

              (二)第二階段:

              1。對積存實體檔案進行有序整理,包括分類、編號、編制文件目錄、全引目錄、蓋歸檔章、裝盒、排序、上架等。

              2。以軟盤、硬盤等載體保存的電子文件、聲像檔案等的整理都將包括在該階段中進行。

              (三)第三階段:檔案目錄、數(shù)據(jù)錄入,檔案數(shù)字化。通過該階段的工作,可以形成比較完善的檔案管理系統(tǒng),能更好地通過電腦來支持、配合實體檔案管理。

              (四)第四階段:檔案室的日常管理。依托前三個階段對檔案的分類入庫,微機錄入,以及保證檔案室工作順利進行的制度的制定,為檔案的日常管理提供了依據(jù)準則。此外,在此階段還應穿插以上階段的工作內(nèi)容,使公司的檔案管理不斷完善,四個階段相輔相成,加快公司檔案管理的規(guī)范化、信息化進程。

              五、工作措施

              (一)硬件設施的建設(見附表)

              (二)做好資料的收集、整理工作

              1、整理歸檔檔案室現(xiàn)有的文檔,按時間、部門、大類做粗略分類,并做好記錄工作。

              2、收集各部門存檔的各類檔案,做好文檔的移交工作。具體工作參照《公司檔案歸檔范圍》、《公司檔案管理制度》、《公司檔案管理辦法》等的相關規(guī)定操作。

              (三)各類檔案的歸檔入庫工作

              做好資料的收集工作后,嚴格按照《公司檔案分類表》和《檔案保管年限界定表》對各類檔案進行收集、歸類、整理入庫。

              (四)編制檔案目錄索引,搞好檔案軟件錄入工作。

              將編制歷年文書檔案目錄并逐一錄入微機,以便于微機查閱。

              (五)建立和完善檔案建設的各類制度及簿冊。

              制定完善檔案規(guī)范化建設管理的基本制度,同時規(guī)范建立各類檔案借閱、管理、登記、銷毀等相關簿冊。

              (六)加強個部門間協(xié)作配合,規(guī)范的完成檔案的移交工作

              六、實施步驟

              (一)完善檔案室建立工作硬件設置。

              (二)制定檔案室建立工作的實施方案,按計劃逐步進行,各個環(huán)節(jié)要明確工作人員,由各部門指定人員專/兼職負責其部門的文件整理歸檔移交工作,分解落實責任。

              (三)對所收集檔案有進行序規(guī)范整理入庫,編制索引目錄,然后建立與實體相對應的電子版內(nèi)容。

              (四)建立和不斷完善檔案建設的制度、辦法及簿冊,以便于檔案的日常管理。

              至此,我公司檔案管理從人員隊伍到管理制度、管理辦法以及規(guī)范的建立流程共同構(gòu)成了我公司的檔案管理體系,在實踐中將不斷完善,使我公司的檔案管理成為公司不斷發(fā)展的助推力。

              篇三:檔案室建設方案(725字)

              一、硬件設施

              1.庫房要求:應盡量按照《檔案館建筑設計規(guī)范》的要求建造檔案庫房,遠離火源、水源、和污染源等基本要求,門窗應有較好的封閉性。

              2.裝具:為方便使用,可選用密集架。需要注意的是,安裝使用密集架對對地面承重能力有較高要求,樓板承重力一般需在每平方米/600公斤以上。

              3.設備:檔案保管的技術設備,如去濕機、加濕機、空調(diào)、滅火器、裝訂機、復印機、消毒滅菌設備以及檔案進出庫的運送工具等等。

              4.卷皮和卷盒:按照需要購置。

              5.消耗品;防霉防蟲藥品,吸濕劑,各種表格及管理性的辦公用品

              二、檔案管理流程

              1.規(guī)劃出檔案分類方法,建議采用職能機構(gòu)——時間——事件的分類方法。統(tǒng)計出校內(nèi)獨立并且其檔案需要歸檔的職能機構(gòu)的總數(shù)量,對各職能機構(gòu)檔案的數(shù)量以及更新速度有個初步的了解。根據(jù)具體情況,把800平米的檔案室按合理劃分出若干個科室。

              2.接下來就是檔案的收集,學校各機構(gòu)(院系之類)把非現(xiàn)行且具有價值的文件統(tǒng)一移交到檔案室,同時規(guī)定,以后各機構(gòu)應隨時把需要歸檔的文件移交到檔案室,并做好登記。檔案室對移交過來的檔案進行排列、分類、裝盒、上架,做好類內(nèi)案卷排列和案卷目錄。

              3.檔案使用過程中的維護和保護,首先做好“八防”,防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光(使用白熾燈)、防塵、防盜。然后是定期檢查,清點。

              4.鑒定與銷毀,對檔案應進行定期的價值鑒定,依情況一年或者半年一次,在價值鑒定時,建議相關院系機構(gòu)派出一名人員協(xié)助,因為他們更清楚自己機構(gòu)產(chǎn)生的檔案價值是否依在,對已無價值過期的檔案銷毀清理。

              5.檔案利用,原則上只對校內(nèi)服務,要有進出登記,以便備查。

              .條件允許的話,可將檔案進行數(shù)字化,建成檔案數(shù)據(jù)庫,各機構(gòu)可在校園網(wǎng)上通過賬號/密碼的方式查閱檔案資料。

              篇四:云南金嶺材料科技有限公司檔案室建設方案 (978字)

              一、硬件設施

              1、庫房要求:庫房應達到“八防”要求:防火、防盜、防光、防潮、防塵、防高溫、防有害氣體、防有害生物。

              2、裝具:可選用封閉式箱柜、單柱式固定架、復柱式固定架、積層架、活動式密集架、卷皮和卷盒等。

              3、設備:

              檔案保管的技術設備:滅火器、溫濕度計、除濕器、裝訂機、防蟲藥、照相機、移動硬盤。

              基礎設備:防光窗簾、鐵窗、鐵門、辦公桌椅。

              4、辦公用具:電腦、鉛筆、橡皮擦、夾子、剪刀、美工刀、直尺、膠水、雙面膠、透明膠、儲物柜。

              二、檔案管理方法

              1、規(guī)劃出檔案分類方法:

              (1)第一大類,項目檔案分為四類,①建設費用類,將可形成固定資產(chǎn)的項目全部劃入此類;②生產(chǎn)材料采購類,包括原材料、燃料、添加劑、化工品等可直接形成產(chǎn)品成本的合同;③銷售收入類;④其他類。

              (2)第二大類,人事檔案分為六類,①招聘面試入職資料(含員工個人信息及相關證照);②每月考核資料;③培訓資料(培訓臺賬等);④薪資標準資料;⑤員工工作計劃及總結(jié)等;⑥勞動合同、試用期合同、培訓合同、其他與公司特殊簽訂的合同。

              (3)第三大類,行政工商檔案分為四類,①工商資料(章程、執(zhí)照正副本、組織機構(gòu)代碼證正副本、法人身份證復印件等);②財務資料(驗資報告、稅務登記證正副本、每年審計資料等);③生產(chǎn)企業(yè)還會有生產(chǎn)許可、衛(wèi)生許可證、專利證書等等;④房地產(chǎn)公司就有施工許可證、預售許可證、國土證、產(chǎn)權證等等。

              2、檔案的編號:根據(jù)年份類別自001開始連續(xù)編號,根據(jù)合同發(fā)生時間先后順序編排紙質(zhì)檔案和電子檔案。如20XX-JS-001為20XX年第一份建設合同。

              3、公司下設董事長、執(zhí)行董事、總經(jīng)理、財務總監(jiān)、生產(chǎn)總監(jiān)、財務部、生產(chǎn)部、行政人事部、業(yè)務部等部門,對各職能機構(gòu)檔案的數(shù)量以及更新速度有個初步的了解,根據(jù)具體情況,把檔案室合理劃分出若干個科室。

              4、檔案的收集:公司各部門把非現(xiàn)行且具有價值的文件統(tǒng)一移交到檔案室,同時規(guī)定,以后各機構(gòu)應隨時把需要歸檔的文件移交到檔案室,并做好登記。

              5、檔案使用過程中的維護和保護,首先做好“八防”,防火、防水、防霉、防蟲、防光(使用白熾燈)、防塵、防盜。然后是定期檢查,清點。

              6、鑒定與銷毀,對檔案應進行定期的價值鑒定,依情況一年或者半年一次。

              7、檔案利用,原則上只對公司內(nèi)部服務,檔案的進出使用要有登記,以便備查。

              8、條件允許的話,可將檔案進行數(shù)字化,建立檔案庫。

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