秘書辦公室人際關系

秘書辦公室人際關系

　　秘書辦公室人際關系：定位

　　在工作中，每個人都要有清晰的角色意識，這就需要準確定位。定位包括自我定位和他人定位兩個方面。自我定位是在自我評價的基礎上進行的，即認識自身條件(優勢和劣勢)，以此為基礎確定自己所處的位置和所扮演的角色。

　　對于秘書來說，自我定位時主要應考慮以下問題：

　　1.秘書崗位的職責是什么?企業或組織對秘書崗位的要求有哪些?

　　2.秘書崗位與其他崗位的關系是怎樣的?

　　3.秘書崗位在整個部門或組織的運轉中應該發揮怎樣的作用?

　　秘書在日常工作中要按照組織規則和程式進行自我定位，以符合秘書的角色要求和領導的期待。比如陪同領導宴請客戶，秘書應該扮演怎樣的角色，發揮什么作用，怎樣說話才符合自己的身份……對這些問題認識越清晰，定位才會越準確，行事才會越得體。再比如陪同領導出席會議，這時秘書的角色是隨行人員。如果會議中領導突然因事退席，這時秘書的角色就不再是隨行人員，而是組織或部門的代表。此時秘書應及時調整角色位置，代表領導進行溝通協調，而不是仍以秘書的身份說話辦事。

　　秘書辦公室人際關系：換位

　　怎樣才能做到定位準確呢?最好的辦法是換位，也就是站在他人的位置上給自己定位。自我定位加上他人角度的定位，定位的準確性就會大大提高。對于秘書來說，這個"他人"應該是對自己的行為結果最具影響力的人，一般是領導、同事或客戶。

　　換位思考就是將心比心地考慮對方的感受，善于發現對方的利益或需要。如果能進一步找到雙方利益的交集，就可避免分歧，為實現共同的目標愉快合作。秘書主要為領導服務，尤其需要換位思考，想領導所想，主動配合領導，如此才能減少工作的盲目性。如果想當然行事，很有可能好心辦壞事。比如，有些秘書一廂情愿地希望領導采納自己的建議，如果領導不采納，就覺得自己不被重視，以后再也不提建議了。實際上，即使秘書的建議是對的，領導也不一定都會采納，因為兩者看問題的角度不同。領導必須高瞻遠矚，平衡全局和各部門之間的關系，還要考慮具體實施的時間、地點是否合適。秘書的建議也許是對的，但如果從全局考察難以行得通，領導就不會采納。秘書應該認識到，進言是與領導平等坦誠地進行交流，因此要端正心態，即使建議被否定，仍然要主動與領導交流溝通，以服從大局為重。只有不斷吸取經驗教訓，向領導學習請教，勇于接受正確的意見，才能不斷得到鍛煉和成長。

　　很多時候，秘書并不是無法滿足領導的期望和要求，而是沒有搞清楚領導的真正需要，所以換位思考就顯得非常重要。換位思考后再行動，才能獲得有效結果。

　　對于秘書來說，換位思考時大致應做到以下幾點：

　　1.了解領導的工作目標和工作步驟，以及領導對秘書工作過程和工作成果的要求，做到主動配合與適應;

　　2.了解領導內心的需要和期待，并給予精神上的支持和情緒上的回應;

　　3.了解領導的成長背景、個性氣質和人格特點，給予最恰當的互動、支持和幫助;

　　4.及時、有效地與領導溝通，準確理解領導意圖;

　　5.注意觀察領導的身體語言和神情舉止，體會領導的真實想法和內心感受。

　　秘書辦公室人際關系：越位

　　在定位和換位過程中如果出現錯誤，比如不能擺正自己的位置，不能準確認識自己的角色，就有可能發生越位的情況。

　　秘書工作中典型的越位表現有以下幾種：

　　1.領導尚未下命令、作指示便搶先表態或擅作決定;

　　2.未經領導授權直接指揮部門或同事，傳達指令，發號施令;

　　3.擅自代表領導布置任務，下達領導指示時隨意解釋或承諾;

　　4.到基層調研時把自己當成領導，對基層工作指手劃腳;

　　5.不遵守保密原則，透露內部消息;

　　6.自我膨脹，盛氣凌人，表現出"一人之下，眾人之上"的優越感。

　　之所以出現上述越位現象，主要原因有以下幾點：

　　1.熱衷于權力，把領導的授權當作自己擁有的權力隨意發揮和利用;

　　2.對領導缺乏尊重，對權力缺乏敬畏，認為有能力就應該展示出來，有個性就可以表現出來，為所欲為;

　　3.不會換位思考，不能準確領會領導意圖，不了解領導的內心感受;

　　4.憑熱情魯莽從事，無視職場規則和制度;

　　5.不善于處理人際關系，憑本能行事;

　　6.功利主義，片面追求短期利益和有形效益，忽視甚至無視長期利益和無形效益;

　　7.缺乏自信，因而處處都要證明自己的聰明，以顯示自己的價值。

　　秘書越位的后果，輕者與領導和同事出現溝通障礙，令人生厭;重者影響領導的權威，破壞領導的形象，危及企業或組織的聲譽。因此，秘書應有意識地調適心態，提高職業素養和工作能力。要正確認識自己的角色，既不能因處于配角地位而被動畏縮，也不能因強調主動服務而跨線越位。要掌握秘書工作規律，拿捏好分寸，明白什么情況下什么事應該先請示后行動，什么情況下什么事可以先行動后匯報，什么情況下什么事不用請示就可以自行解決，也就是明確什么條件下自己是配角，什么條件下自己可以是主角或代理主角。

　　總之，秘書要有強烈的角色意識和自覺的服務觀念，否則就不可能與領導保持正常的角色關系，也就談不上做好領導的參謀和助手。一個優秀的秘書應該經常自我反省，全面了解自己和自己的工作崗位;被領導批評或同事誤解時不喪失理智，能及時有效地控制情緒，保持冷靜的頭腦和開朗的心態;按照領導指示腳踏實地工作，不狂妄任性，不拖延推諉;目光遠大，能從組織或領導的角度考慮問題，注重長遠，不沉溺于短暫利益;重視領導、同事的意見和建議，能建立起友好合作的人際網絡和融洽的上下級關系;積極熱情地從事秘書工作，并在工作實踐中獲得價值感和成就感。