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辦公用品采購請示

時間：2023-10-20 07:57:34 辦公/印刷/造紙我要投稿

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辦公用品采購請示

辦公用品采購請示1

　　一、請購及其規(guī)定

　　1、請購的定義

　　請購是指某人或者某部門根據(jù)需要確定一種或多種物料，并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。

　　2、請購單的要素

　　完整的請購單應包括以下要素：

　　（1）請購的部門；

　　（2）請購單填寫人；

　　（3）請購的日期及需求時間；

　　（4）請購的物品名；

　　（5）請購的物品數(shù)量；

　　（6）請購的物品規(guī)格；

　　（7）請購的物品用途；

　　（8）請購如有特殊需要請備注；

　　（9）請購部門主管；

　　（10）請購單審核人；

　　（11）公司總經(jīng)理。

　　3、請購單及其提報規(guī)定

　　（1）請購單應按照要素填寫完整、清晰，由部門主管審核批準后報采購部門；

　　（2）食品采購是根據(jù)警戒庫存按月銷量在網(wǎng)店管家新建采購訂單，辦公用品及包材采購物料的請購應統(tǒng)一填寫《物料申請表》；

　　（3）食品的采購訂單應由采購主管審核后再由采購專員提報至供應商，與供應商確認到貨信息后填寫計劃到貨日期，如遇缺貨要及時通知采購主管從其它渠道調(diào)貨。請購部門提報的其它請購單應按照要素填寫完整、清晰，由部門主管審核批準后報采購部門，待采購部簽字后，請購部門備份；

　　（4）其它涉及的請購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進行提交，該清單的電子文檔也需一并提交；

　　（5）遇公司經(jīng)營、生活急需的物資，公司領導不在的情況，可以電話或其他形式請示，征得同意后提報采購部門，簽字確認手續(xù)后補。

　　（6）單一xxxx采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，請購部門必須作出書面說明。

　　（7）其它請購單的'更改和補充應以書面形式由部門主管簽字后報采購部。

　　二、請購單的接收及分發(fā)規(guī)定

　　1、請購的接收要點

　　（1）采購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經(jīng)過公司領導審批；

　　（2）接收請購單時應遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則；

　　（3）通知倉庫管理人員核查請購物資是否有超儲庫存；

　　（4）對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。

　　2、請購單的分發(fā)規(guī)定

　　（1）對于請購單采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理；

　　（2）對于緊急請購項目應優(yōu)先處理；

　　（3）無法于請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門；

　　（4）重要的項目采購前應征求公司相關領導的建議。

　　三、詢價及其規(guī)定

　　1、詢價應認真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，遇到問題應及時的與請購部門溝通；

　　2、屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應整理、歸類集中打包采購；

　　3、對于緊急請購項目應優(yōu)先處理；

　　4、對于請購部門需求的物資或設備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品；

　　5、詢價時對于相同規(guī)格和技術要求應對不同品牌進行詢價；

　　6、在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。

　　四、比價、議價

　　1、對廠商的供應能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務質(zhì)量進行確認；

　　2、對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他供應商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出；

　　3、收到供應單位第一次報價應向公司領導匯報情況，設定議價目標；

　　4、重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力，資質(zhì)進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應商的各方面的實力等。

　　五、入庫

　　（1）采購物資到達倉庫后，由倉庫驗貨員嚴格按照驗收標準查看物品的包裝與日期，散裝食品應做質(zhì)量判定，再按照采購清單驗收物資；

　　（2）倉庫驗收發(fā)現(xiàn)不合格品應不予入庫，并及時通知采購部作退換貨處理；

　　（3）已經(jīng)驗收的產(chǎn)品，倉庫應及時的辦理入庫。

　　六、付款

　　采購部憑收貨單及入庫單填寫《付款申請審批單》，最終審批后由財務付款。

辦公用品采購請示2

　　一、總則

　　為加強采購工作的管理，提高采購工作的效率，制定本制度。所有的采購人員及相關人員均應以本制度為依據(jù)開展工作。

　　二、采購部人員職責及管理制度

　　1、熱愛本職工作，勤于學習新技術，了解新產(chǎn)品，注意市場信息的積累。

　　2、廉潔奉公，不徇私，不違法亂紀，勤儉節(jié)約，講究職業(yè)道德。

　　3、負責公司生產(chǎn)所需材料的采購工作。

　　4、負責供應商的開發(fā)、管理及維護工作。

　　5、堅決執(zhí)行各項采購工作制度及公司各項規(guī)章制度。

　　6、大項材料必須做招標工作，其他材料詢價必須三家供應商以上參與。

　　7、積極了解材料的短缺、發(fā)貨、驗收等實際情況，早知道，早處理。

　　8、及時協(xié)助財務部對照欠款數(shù)額或者合同要求安排對供應商進行付款。

　　9、做到每周一小結，每月一總結，每年一審核。

　　10、完成領導交辦的其他工作。

　　三、采購工作流程

　　采購部作為一個職能部門，在項目的具體實施中擔負了不可推卸的重要責任，采購工作的好壞，直接影響了工程的質(zhì)量、工期、成本。建立高效、實用、完善的采購工作流程是提高采購效率，較低成本最有效的方法。在項目實施的過程中，采購部需要生產(chǎn)、財務、質(zhì)檢等各個部門的大力支持才能順利的完成采購工作，每個部門之間的聯(lián)系需要一個標準來規(guī)劃，來提升工作效率，減少工作失誤，為項目的順利實施做出各自的貢獻。

　　具體的工作流程如下圖所示：

　　1、在項目的初始運作階段，采購部根據(jù)項目部、投標部的'具體要求，配合進行投標的材料報價，以更好的達到在以后的生產(chǎn)中控制成本的目的，更要避免發(fā)生投標價低于實際采購價的情況出現(xiàn)。

　　2、項目正式運作后，采購部應該在第一時間開始進行所需材料的采購準備工作。生產(chǎn)計劃部門依據(jù)工程合同和對比庫存后的實際需求，對采購部下達《材料申購單》（附表1）此單由申請人填寫，生產(chǎn)或者項目負責人簽字后生效，一試三份，一份申請人留存，一份發(fā)往采購部，一份發(fā)往工廠或者生產(chǎn)基地。

　　3、采購部接到《材料申購單》后，根據(jù)所需材料的規(guī)格，質(zhì)量要求，數(shù)量，生產(chǎn)地址等實際情況，向公司已經(jīng)確定的合格供應商中的3家—5家發(fā)出《材料詢價單》（附表2）。供應商根據(jù)要求確認價格后對我司的《材料詢價單》簽字，蓋公章后回傳，簽字蓋章的《材料詢價單》會做為以后向供應商付款的依據(jù)之一，需妥善保存。采購部根據(jù)幾家供應商的對比研究后確定其中的一家或者幾家進行供貨。向其發(fā)出《材料訂購單》（附表3），同時向收貨的工廠或者生產(chǎn)基地發(fā)送傳真件通知其準備收貨。

　　4、供應商根據(jù)《材料訂購單》安排生產(chǎn)運輸，各項具體要求以與我司簽訂的供貨合同為準。隨貨攜帶各種合格證和材質(zhì)證明書。

　　5、工廠和生產(chǎn)基地在所需材料到場后，應由專人負責材料的質(zhì)量、數(shù)量檢查，檢查中必須將供應商的送貨單與我司的《材料申購單》和《材料訂購單》相對照，質(zhì)量和數(shù)量都準確無誤后才能進行收貨，然后填寫《材料到貨單》（附表4），相關責任人簽字后回傳采購部。

　　6、工廠或者生產(chǎn)基地完成生產(chǎn)任務后，及時通知采購部，由采購部根據(jù)貨物情況和送貨地址等安排物流公司進行運輸。建議物流公司相對固定，便于統(tǒng)一定價，統(tǒng)一結算，節(jié)約運輸成本。

　　7、項目完成后，采購部根據(jù)與供應商簽訂的合同條款安排付款。付款時，采購部填寫統(tǒng)一的《付款申請單》或者《支票領用單》，同時向財務部遞交此批次材料的《材料訂購單》和《到貨確認單》，如有需要，采購部有義務向財務部提供《材料訂購單》以及各家供應商簽字蓋章的《材料詢價單》。由財務部根據(jù)實際情況安排付款額度。

　　8、供應商應于付款前開具出相符的增值稅發(fā)票或者普通發(fā)票，財務部在收到發(fā)票后即向供應商付款。

　　四、采購部發(fā)展規(guī)劃

　　原材料采購在任何一個公司都是決定生產(chǎn)、銷售的關鍵環(huán)節(jié)，早在幾年前，資深的管理專家就提出了：采購成本降低5%企業(yè)利潤提升10%的戰(zhàn)略觀點。但是時至今日，又有多少個公司能真正的做到這點呢？

　　降低采購成本不是一個短期的目標，也不是短期內(nèi)就可以達成的目標，而是一個公司必須要規(guī)劃、重視的長遠發(fā)展策略，是需要長期的工作經(jīng)驗的積累和公司整體的采購流程，采購制度的規(guī)范化來支撐的。需要公司的各個部門精誠合作，來完成這一共同目標。

　　我們采購部的初步計劃如下，其中的時間和工作目標根據(jù)實際情況會作出相應調(diào)整，但是保證前進的大方向永遠不變

　　（一）在3個月內(nèi)完成采購體系的建立，包括采購制度，工作流程，供應商管理等制度。進行供應商資格的初步審核，每種材料確定出5—10家候選供應商。開始逐步實施采購工作流程。

　　（二）在6個月內(nèi)完善采購體系，修正具體工作中出現(xiàn)的問題。進一步完善供應商系統(tǒng)的開發(fā)和維護。讓采購工作流程走入正軌，高效，準確的運行。

　　（三）在1年內(nèi)建立高效的采購團隊，杜絕缺貨、少貨、次品、殘品、送貨不及時、報驗不及時等工作失誤，不出現(xiàn)一起由于采購工作失誤造成的公司損失，建立完善的采購管理體系，能初步感受到采購工作流程高效、準確帶來的便利，能看到采購成本降低帶來的實際效果。

　　（四）在2年內(nèi)建立起相對固定的采購團隊和供應商隊伍。能切實看到由于采購成本降低而帶來的公司利潤上漲。

　　（五）大膽設想：5—10年后，公司以自主設計，自主研發(fā)牽頭，以符合科技進步的產(chǎn)品、技術為主打，以完善的組織結構，人員搭配為根基，以高效、先進的管理體系為依托，建立一個集研發(fā)、設計、生產(chǎn)、安裝、調(diào)試、售后服務為主線，涉及鋼結構工程設計、施工，通信工程設計、施工，物流，工業(yè)品貿(mào)易等跨行業(yè)的集團公司。爭取到時候每個省份和各大城市都能有我們公司的供應商，為公司的發(fā)展提供最大限度地支持。

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