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上海人力資源經(jīng)驗分享：從職務(wù)分析做起
什么是職務(wù)分析
簡而言之，職務(wù)分析是對組織中各項特定職務(wù)的性質(zhì)、內(nèi)容、任務(wù)和責任進行分析研究和作出明確的規(guī)定;同時又對承擔和完成這些工作的人員所具有的素質(zhì)與能力作出明確規(guī)定，最后形成一系列職務(wù)說明書的過程。職務(wù)分析是人力資源開發(fā)與管理必不可少的環(huán)節(jié)，可以奠定企業(yè)員工甄選、工作評估、人員考核等基礎(chǔ)，有利于企業(yè)建立、健全人力資源管理制度。
有效的較全面的職務(wù)分析，一般來說應(yīng)該包括下述兩個基本方面的內(nèi)容：
一是職務(wù)描述
職務(wù)描述是要通過職務(wù)調(diào)查，在取得有關(guān)信息的基礎(chǔ)上，對工作崗位的名稱、性質(zhì)、任務(wù)、程序、內(nèi)外部環(huán)境和條件等內(nèi)容作出比較系統(tǒng)的描述，并加以規(guī)范化。職務(wù)描述一般包括所設(shè)計職位的目的、職責、職稱、上下級之間關(guān)系、職權(quán)等。
二是找出任職的各項要求，即任職資格說明。
任職說明對任職人員提出生理、心理要求和其他一般要求，例如招聘“總經(jīng)理秘書，25歲以下，大專以上學歷，良好的中英文溝通能力，23年相關(guān)工作經(jīng)驗”，這屬于任職說明中的一般要求。對不同的職位，還有不同的生理要求，包括健康狀況、體力、感官靈敏度等;不同的心理要求，如觀察能力、記憶能力、理解能力、數(shù)理分析能力、性格、氣質(zhì)、態(tài)度、合作精神等等。民營企業(yè)對人力資源有更高要求，首先是對職務(wù)分析發(fā)揮更大作用有了期望，過去僅僅是對工作崗位空缺進行的職務(wù)分析必須轉(zhuǎn)移到企業(yè)的現(xiàn)在和未來發(fā)展戰(zhàn)略上。
當然，對民營企業(yè)來說，職務(wù)分析不能過于苛求，否則對引入人才不利。同時要將職務(wù)分析經(jīng)常化、戰(zhàn)略化、超前化，從而更好地發(fā)揮職務(wù)分析的基礎(chǔ)性作用，不斷增強民營企業(yè)人力資源管理的適應(yīng)性。
職務(wù)分析的運作過程
職務(wù)分析是一項技術(shù)性很強的工作，既需要周密的準備，還需要具有與組織人事管理活動相匹配的科學操作程序。
第一，準備階段。
明確職務(wù)分析的目的。職務(wù)分析的目的不同，具體的信息收集內(nèi)容及其組合也不同。因此，進行職務(wù)分析首先要明確目的，做到有的放矢。
建立職務(wù)分析小組。小組成員通常由分析專家組成，他們是具有分析專長，并對組織內(nèi)各項職務(wù)有明確概念的人員。一旦小組成員確定之后，即賦予其進行分析活動的權(quán)限，以保證分析工作的協(xié)調(diào)和順利進行。
明確分析對象。為保證分析結(jié)果的正確性，應(yīng)該選擇有代表性、典型性的職務(wù)，如果在次要、無代表意義的職務(wù)上糾纏不清，必然浪費大量財力、物力和時間。
建立良好的工作關(guān)系。為了搞好職務(wù)分析，還應(yīng)該做好員工的心理準備工作，建立起友好的合作關(guān)系。
第二，信息收集階段
職務(wù)分析的大量活動是收集相關(guān)信息，這些信息是后兩個階段工作的依據(jù)，應(yīng)全面、客觀、準確。
選擇正確的信息來源。信息的收集是多方面的，不同層次的信息源提供的信息存在可信度上的差別，職務(wù)分析人員應(yīng)該站在公正的角度聽取不同信息，確保其真實性，不能事存偏見。
靈活運用各種方法。職務(wù)分析方法多種多樣，有觀察法、面談法、實驗法、問卷法、參與法等等。這些技術(shù)方法各有優(yōu)缺點，在實際職務(wù)分析中，應(yīng)結(jié)合調(diào)查對象加以選擇，既可采用其中一種方法，也可以多種方法并用。
詳細編制調(diào)查提綱和問卷。包括職務(wù)內(nèi)容、職務(wù)責任、職務(wù)經(jīng)驗、適合年齡、學歷等，內(nèi)容上應(yīng)具有綜合性和典型性。
廣泛收集與職務(wù)相關(guān)的各種信息，無論直接還是間接相關(guān)，要全面收集。
第三，分析階段。分析階段是整個職務(wù)分析的核心，其主要工作是對第二階段中收集到的各項數(shù)據(jù)進行全面深入的分析判斷和歸納。
審核。甄選收集到的各種信息，去粗取精，去偽存真。
分析。對比各條信息，挑選出其中具有關(guān)鍵性的部分。
歸納。總結(jié)挑選出的重要信息，為職務(wù)分析報告的形成準備資料。
從其分析的內(nèi)容來看，有職務(wù)名稱是否明確，雇用多少人員才合適，職務(wù)的組織位置，職務(wù)權(quán)限，職務(wù)責任大小，工作知識高低，教育和培訓的多少等等。
第四，描述階段
僅僅研究分析一組工作，并未完成職務(wù)分析，分析專家必須將獲取的信息予以整理并寫出職位說明書。
文字說明。將所獲相關(guān)的資料用文字方式表述，列舉職務(wù)名稱、工作內(nèi)容、工作設(shè)備與材料、工作環(huán)境及工作條件等。
職務(wù)列表及問卷。把職務(wù)加以分析，以職務(wù)的內(nèi)容和活動分項排列，由實際從事的人員加以評判，以表格或問卷的形式列出。
活動分析。把工作的活動按工作系統(tǒng)與作業(yè)順序一一列舉，然后根據(jù)每一作業(yè)進一步加以詳細分析。活動分析多以觀察及面談的方法對現(xiàn)有職務(wù)加以分析，所得資料作為教育及培訓參考。
決定因素法。把完成某工作的幾項重要行為，在積極方面說明工作本身特別需要的因素，在消極方面說明亟待排除的因素。
第五，運用控制階段
這一階段的主要工作是培訓職務(wù)分析人員，制定和不斷調(diào)整各種具體的職務(wù)分析文件，確定正確的部分，修改不適應(yīng)的部分。
常用的幾種方法
其一，訪談法
這是職務(wù)分析人員通過對有關(guān)員工進行訪問和座談來獲取信息的一種方法。在訪談前，訪談人員準備一份周密和可行的訪談計劃及相應(yīng)具有指導性的訪談記錄表格或訪談提綱，訪談時根據(jù)計劃描述所做工作內(nèi)容以及他們是怎樣完成任務(wù)的，然后，使用表格準確記錄下來。其優(yōu)點主要是它的靈活性、快速性、雙向溝通和應(yīng)用廣泛性，也可以獲取一些在其他情況下了解不到的工作活動和行為的細節(jié)。不足之處一是花費較多的時間和精力，二是信息質(zhì)量難以保證。因而，在實際應(yīng)用中，訪談法不單獨使用。
其二，問卷調(diào)查法
使用問卷調(diào)查列出一組任務(wù)或工作行為，要求員工回答他是否執(zhí)行了這些任務(wù)或行為。然后，調(diào)查人員根據(jù)這些任務(wù)或行為出現(xiàn)的頻率、對完成工作的重要性、執(zhí)行的難易程度以及整個工作關(guān)系，確定它們的權(quán)重，求出得分來衡量實際工作。其優(yōu)點是能快速、高效地從大規(guī)模的組織獲得大量的信息。缺點是設(shè)計一份完備、有效的問卷要花大量的時間、精力和費用;另外，可能因為員工的表達能力和主觀因素影響問卷調(diào)查的效果。
其三，參與法
職務(wù)分析人員通過親自參與某項工作來搜集職務(wù)分析信息的一種方法。它的優(yōu)點是可以使職務(wù)分析人員直接地深入體驗、了解工作本身的特點和工作對任職者的要求，明顯的不足之處是對于高新技術(shù)企業(yè)中許多高度專業(yè)化、科學水平強的工作，職務(wù)分析人員參與的可能性很小。
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