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國內(nèi)地產(chǎn)公司與境外設(shè)計(jì)公司合作注意的地方
一、對境外設(shè)計(jì)公司的選擇
1、根據(jù)項(xiàng)目情況選擇適合的設(shè)計(jì)公司。
選擇好的設(shè)計(jì)公司更容易獲得優(yōu)秀的設(shè)計(jì)，并可以避免許多后期隱患。許多知名的國際設(shè)計(jì)企業(yè)往往擁有眾多的分公司，各分公司間的水平和專長都有所不同，應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目的具體情況，選擇合適的分公司，選擇成熟的設(shè)計(jì)師展開合作。在挑選設(shè)計(jì)公司階段，應(yīng)讓各設(shè)計(jì)公司提供項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的人員組成和簡歷，并盡量進(jìn)行面對面的會談溝通，作為最終決定的必要參考因素。
2、考察備選設(shè)計(jì)公司的基本條件。
好的設(shè)計(jì)公司，如不能和其進(jìn)行良好的溝通，將無法充分發(fā)揮其設(shè)計(jì)實(shí)力。在選擇外籍設(shè)計(jì)單位時(shí)，應(yīng)該優(yōu)先選擇在中國設(shè)有分公司或辦事處的設(shè)計(jì)公司；其次是在中國開展過設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)的境外設(shè)計(jì)公司；且必須要求外方設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)中有能說中文的專業(yè)人員作為項(xiàng)目聯(lián)絡(luò)人。這樣在項(xiàng)目的管控和溝通上將比較順暢，同時(shí)在安排我方管控人員時(shí)也有較大的自由度。在工作中，要求以中文作為工作語言，解決技術(shù)問題；英文可以作為雙方增進(jìn)了解和建立長期合作關(guān)系的輔助工具。
二、合同的簽確和執(zhí)行
1、合同條款要細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)。由于境外設(shè)計(jì)公司常年在歐美開展業(yè)務(wù)，在合同簽確過程中必須與國際慣例接軌，合同條款須細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)，尤其是初次合作的外方公司。對各階段設(shè)計(jì)成果的描述要準(zhǔn)確清晰，否則會對后期管控造成不必要的障礙。可在合同談判階段，提供類似項(xiàng)目的各階段圖紙樣品，來準(zhǔn)確描述設(shè)計(jì)成果，也利于境外公司準(zhǔn)確合理報(bào)價(jià)。對時(shí)間進(jìn)度，在合同中應(yīng)明確定義，如無法提供（如很多效果類），應(yīng)與外方對開發(fā)商的項(xiàng)目模式進(jìn)行必要而充分的溝通，使境外公司有充分準(zhǔn)備，避免在項(xiàng)目后期還出現(xiàn)觀念上的差異。如需要中英文版合同，合同文件的中文版將由開發(fā)商提供，因合同涉及一些專業(yè)的法律條款和詞匯，英文翻譯工作建議由具有豐富房地產(chǎn)專業(yè)經(jīng)驗(yàn)的翻譯公司來完成，或境外公司完成、我方復(fù)核。此外，合同中必須明確說明，仲裁語言必須是中文，仲裁地必須是中國。
2、在合同中約定充足的現(xiàn)場服務(wù)次數(shù)（包括1-3次備用）。面對面溝通是最有效的溝通方式，此外在各設(shè)計(jì)階段，有大量的設(shè)計(jì)協(xié)調(diào)會，有些是其他合作方發(fā)起，現(xiàn)場服務(wù)次數(shù)有可能會超出預(yù)計(jì)，預(yù)留一定的備用服務(wù)次數(shù)很有必要。此外，在設(shè)計(jì)過程中，往往會有額外的工作量發(fā)生，超出合同中的約定，可通過減少預(yù)留的現(xiàn)場服務(wù)次數(shù)來做必要的補(bǔ)償。避免申請額外費(fèi)用的審批周期對項(xiàng)目推進(jìn)可能帶來的延誤。
3、設(shè)計(jì)費(fèi)的支付要準(zhǔn)確及時(shí)。面對首次合作的外籍設(shè)計(jì)公司，這點(diǎn)更為重要。當(dāng)設(shè)計(jì)方的設(shè)計(jì)成果符合合同要求、到達(dá)支付節(jié)點(diǎn)時(shí)，需要保證對方按時(shí)收到設(shè)計(jì)費(fèi)，及時(shí)索要發(fā)票，落實(shí)雙方合同蓋章事宜，促進(jìn)項(xiàng)目公司支付流程，與外方建立彼此信任關(guān)系。
三、設(shè)計(jì)過程中的管控
1、確保溝通信息的準(zhǔn)確性。
由于大量的技術(shù)協(xié)調(diào)工作和語言的差異，單純的文字往往無法準(zhǔn)確傳達(dá)我方的意圖，而境外設(shè)計(jì)單位又因?yàn)榈赜颉r(shí)差原因，無法第一時(shí)間用電話溝通，因此圖文結(jié)合來說明非常有必要，可更準(zhǔn)確傳達(dá)我方意圖。PDF文件格式是國際比較通用的商務(wù)文件格式，專業(yè)版的Acrobat軟件具有比較全面的標(biāo)注功能，可供多方在PDF文件中進(jìn)行圖文標(biāo)注。
2、確保溝通信息的及時(shí)性。由于時(shí)間、地域的原因，與境外公司的聯(lián)系主要依賴于Email, 一般聯(lián)絡(luò)事務(wù)可以只通過Email來聯(lián)絡(luò), 但重要的事務(wù)，必須通過電話或視頻會議跟進(jìn)確認(rèn)，以免由于網(wǎng)絡(luò)原因而導(dǎo)致延誤。可安裝視頻會議設(shè)備進(jìn)行高效溝通。
3、強(qiáng)調(diào)時(shí)間節(jié)點(diǎn)的重要性。境外設(shè)計(jì)公司習(xí)慣于慢節(jié)奏的設(shè)計(jì)模式，在設(shè)計(jì)前期的管控中
一定要多次和外籍設(shè)計(jì)師強(qiáng)調(diào)我們工作計(jì)劃的嚴(yán)肅性和重要性，如有困難應(yīng)多方協(xié)調(diào)，協(xié)商一個(gè)雙方都接受的工作計(jì)劃，并在今后的工作中嚴(yán)格按照該計(jì)劃執(zhí)行。
4、強(qiáng)調(diào)各項(xiàng)指標(biāo)的重要性。境外設(shè)計(jì)公司對各項(xiàng)指標(biāo)和計(jì)算方式有不同的理解，特別是建筑面積，是設(shè)計(jì)把控中的重點(diǎn)。應(yīng)在前期就向設(shè)計(jì)方說明中國建筑法規(guī)中面積的計(jì)算方式，并要求外方盡快將草圖或單線圖落實(shí)到帶柱網(wǎng)的CAD圖中，收到圖紙后，要及時(shí)進(jìn)行檢查，確保指標(biāo)正確。
5、應(yīng)盡早選定國內(nèi)的配合設(shè)計(jì)單位。國內(nèi)單位可以協(xié)助審核外方的方案和指標(biāo)，特別是消防和面積指標(biāo)，避免在后期出現(xiàn)反復(fù)。此外，國內(nèi)項(xiàng)目普遍存在設(shè)計(jì)周期短的特點(diǎn)，外方單位在某些時(shí)間節(jié)點(diǎn)上，可能出現(xiàn)無法及時(shí)完成的情況，這時(shí)國內(nèi)單位可以提供必要的幫助，協(xié)助完成部分圖紙繪制工作，讓外方將更多的精力投入到設(shè)計(jì)創(chuàng)作中。
6、確保境外設(shè)計(jì)公司與國內(nèi)設(shè)計(jì)公司的溝通及時(shí)順暢。由于設(shè)計(jì)任務(wù)往往時(shí)間緊、任務(wù)重，平面簽確后，國內(nèi)設(shè)計(jì)單位就開始初步設(shè)計(jì)的工作，而同時(shí)外方進(jìn)行立面的深化，應(yīng)確保二者之間的溝通及時(shí)順暢，避免立面與平面的脫節(jié)。外方設(shè)計(jì)單位常常會在國內(nèi)施工圖單位全面展開初設(shè)或施工圖設(shè)計(jì)后，優(yōu)化或補(bǔ)充設(shè)計(jì)，而中方的設(shè)計(jì)人員，也會在深化圖紙的過程中對外方的設(shè)計(jì)進(jìn)行修訂，所以應(yīng)該保證兩方及時(shí)對另一方設(shè)計(jì)或調(diào)整進(jìn)行確認(rèn)，這也是我們管控工作的重點(diǎn)。
7、建立相互理解和互信。在工作的過程中，應(yīng)對外籍設(shè)計(jì)師的工作及思考方式給予足夠理解，避免因?yàn)橛^念上的差異而導(dǎo)致項(xiàng)目的延誤，理解和互信能使其更積極主動參加項(xiàng)目的設(shè)計(jì)工作。
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