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關于企業財務檔案管理信息化存在的問題及對策分析
企業財務檔案管理信息化存在的問題及對策分析
一、財務檔案管理信息化的特點
在電算化會計環境下，只需錄入原始數據或通過外部系統轉入機制憑證并在計算機財務軟件的指導下進行會計分錄處理；對憑證的制作、審核、匯總、登帳、確認均由計算機自動完成打印輸出，借貸平衡等工作也由計算機自動完成，同時可以根據需要生成各種會計報表，提高了財務人員的工作效率，也避免了計算加總等工作出現的錯誤。在保存方式上，保存介質是“磁盤”，磁性介質。磁性介質的采用節約了數據的保存空問，也使數據存取方便，同時通過數據拷貝、轉入等方法避免了手工記錄中出現重復記錄的現象。磁性介質的保存除了需要紙介質保存所需的部分工作外，還要進行防病毒、防磁化等工作。由于磁盤存在著物理易損性，需要對磁盤進行備份工作。
二、企業財務檔案管理中的現狀
企業財務檔案管理的目的主要有兩個。第一，是為了保證財務檔案信息的安全和完整。第二，是為了能夠更好地使用財務檔案，為財務管理活動提供便利。根據當前的一些法律規定，除了一些經濟監督部門有權調用財務檔案之外，企業財務檔案一般不得外借和查閱，如果說非要外借或查閱，則需要經過企業負責人批準，并按照管理規定辦理相關手續，才能提供財務檔案的查閱和復制。即便是企業內部人員查閱財務檔案也要經過檔案保管部門負責人的同意和批準，并辦理相應的登記手續，涉及企業經營管理秘密的還要經過企業負責人的批準，且只能查閱，不能復制和外借，沒有權限的管理人員是不能接觸涉密財務檔案的。但是很多企業在具體執行的過程中卻沒有這樣嚴格要求，幾乎所有的管理人員都能輕而易舉的借閱到財務管理檔案，給企業的財務管理和經營管理留下了很多安全隱患。而一些企業在財務檔案管理上將財務檔案與其它檔案混合在一起管理，沒有將財務檔案進行專門的分類管理，在使用過程中查找財務檔案比較麻煩，導致財務檔案不能為企業經營管理和財務管理提供檔案服務。
三、企業財務檔案管理信息化問題的對策建議
1.提高認識，不斷完善財務檔案管理制度。企業財務檔案管理中的問題，很大程度是企業的負責人和財務檔案管理者缺乏對財務檔案管理最基本的認識導致的。因此，在今后的發展過程中企業應該組織財務檔案管理相關人員加強學習，提高對財務檔案管理重要性的認識。企業要不斷完善財務檔案管理制度，制定完善的財務檔案管理規定，結合企業自身的財務管理狀況，健全和完善企業財務檔案管理控制程序和業務操作規范，明確財務檔案管理人員及其責任，以及違反財務檔案管理制度的處罰，完善財務檔案管理設施，突出程序規范及責任，為全面實施財務檔案管理信息化制度創造良好的條件。
2.強化責任，大力提高財務檔案管理制度的執行力。良好的財務檔案管理制度只有真正貫徹落實到企業財務檔案管理具體工作當中才能發揮其作用，才能體現出制度規范對財務管理工作及企業經營管理的價值。應該在制度中明確監督處罰的措施，定期檢查財務檔案管理有關人員的檔案管理工作，要求檔案管理人員必須嚴格按照法律的規定做好財務檔案的立卷、歸檔、保管工作，所有的查閱、復制、銷毀應該嚴格遵守企業的財務檔案管理規定。
3.規范程序，嚴格執行財務檔案安全管理和使用規定。在財務檔案管理工作當中，企業既要保證財務檔案信息的安全和完整，又要為企業經營和財務管理活動提供服務和支持。由于財務檔案包含著企業經營管理的很多信息，一些信息涉及到企業經營管理中的商業秘密，從維護企業根本利益的角度來講，除相關經濟監督部門的檢查和工作需要之外，一律不準外借，即便是相關經濟監督部門的檢查或工作需要，也要經過企業負責人的批準。
4.搞好數據挖掘和整理，建好數據庫，并及時采集動態數據。檔案信息的數字化是整檔案管理信息化的基礎，其他的一切工作都建立在此基礎之上。實現檔案管理的信息化，必須向數字化、信息化檔案管理轉變。未來的財務檔案室就是財務檔案的數據采集源泉和基地，是數據存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數字化信息服務工作基地。必須建立企業財務檔案數據庫，可以按企業財務檔案的內容分類建立若干個主要的數據庫，如按標準制度原始憑證、會計賬簿、指標文件、工作資料等建立幾個主要基本數據庫。數據庫一經建立，立即著手數據的錄入，將本單位的財務檔資料及時錄入電腦。
5.搞好財務檔案信息網絡建設，提高檔案使用效率。檔案的最大價值在于利用，檔案管理信息化的實現將為檔案信息的充分利用提供廣闊天地。建立完善的財務檔案信息絡，保證檔案信息的完整性。同時也可以實行聯機公共目錄查詢、光盤遠程檢索服務，也可以通過電子郵件或BBS等方式開展財務檔案信息咨詢。
6.搞好財務檔案管理輔助決策系統建設。做到定量分析與定性分析相結合，科學管理使用檔案財務檔案信息，通過采集整理和網絡傳輸，必須依賴于先進的、智能化程度較高的輔助決策系統。以管理科學、計算機科學、行為科學和控制論為基礎，以計算機技術、人工智能技術、經濟數學等為手段，建立決策支持系統。最大限度地提高財務保障的決策水平。
四、結論
總之，企業財務檔案管理工作是企業管理的重要組成部分，在財務檔案管理工作當中，企業應該不斷完善財務檔案管理制度，并嚴格貫徹到管理實踐當中，不斷提高信息化水平，真正發揮其在企業經營管理中的重要作用。
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