如何建立員工檔案管理

如何建立員工檔案管理

　　導(dǎo)語(yǔ)：我們知道員工人事檔案的重要性不言而喻，即使剛剛開(kāi)始接觸HR行業(yè)的新手對(duì)員工人事檔案管理一事應(yīng)該也是了如指掌。下面小編為你整理的如何建立員工檔案管理，希望對(duì)你有所幫助！

　　1、員工基本信息登記

　　通常包括但不限于：姓名、性別、部門(mén)、職位、崗位、出生年月、年齡、民族、籍貫、政治面貌、身份證號(hào)碼、學(xué)歷、專業(yè)、學(xué)位、家庭住址、聯(lián)系電話、緊急聯(lián)系人姓名地址單位聯(lián)系電話、入職時(shí)間、項(xiàng)目經(jīng)歷、家庭情況，某些情況下可能會(huì)包括五險(xiǎn)一金購(gòu)買(mǎi)情況、勞動(dòng)合同起始時(shí)間、勞動(dòng)合同終止時(shí)間、工作年限等等，根據(jù)不同企業(yè)的崗位特征與行業(yè)特征還會(huì)不同內(nèi)容的選擇；

　　這樣的表格基本上會(huì)在員工剛進(jìn)入一家企業(yè)的時(shí)候進(jìn)行登記，有一部分為員工個(gè)人填寫(xiě)（例如：入職員工基本信息表、入職登記表等），還有一些可能需要HR進(jìn)行填補(bǔ)并一一登記至電子版《員工花名冊(cè)》，包括勞動(dòng)合同的情況。

　　此類(lèi)信息電子掃描檔與原件均需要有，以防止原件丟失、破損、被盜竊、被毀損等情況出現(xiàn)；需注意，員工本人簽字確認(rèn)提供的信息屬實(shí)（如不屬實(shí)，公司可解除勞動(dòng)合同）。

　　2、員工入職相關(guān)審批文件

　　包括但不限于：入職審批表、薪酬確認(rèn)函、試用期崗位職責(zé)與目標(biāo)計(jì)劃等；入職面試測(cè)評(píng)量表、面試評(píng)價(jià)表、新員工提供的以前工作成果文檔（如需要）等；

　　3、員工各類(lèi)證件

　　包括但不限于：身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證、資格證、駕駛證、各種專業(yè)證書(shū)、比賽獲獎(jiǎng)證書(shū)等等；

　　這一類(lèi)檔案很多傳統(tǒng)企業(yè)會(huì)用復(fù)印件，不建議僅保留復(fù)印件，因?yàn)榉乐褂行薷臓?zhēng)議，當(dāng)然更重要的是可能會(huì)被毀損，盡量用掃描件或者拍照等再保留一份。

　　4、員工各類(lèi)在職資料

　　包括但不限于：入職體檢合格表、上家企業(yè)離職證明、擔(dān)保人相關(guān)資料、勞動(dòng)合同書(shū)及附件、不購(gòu)買(mǎi)住房公積金申明、試用（實(shí)習(xí)）工作總結(jié)、試用期業(yè)績(jī)完成情況、引導(dǎo)人及部門(mén)的轉(zhuǎn)正評(píng)估意見(jiàn)、轉(zhuǎn)正后薪酬福利確認(rèn)函（開(kāi)始入職沒(méi)有簽署）、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)、每年度工作總結(jié)等；

　　此類(lèi)檔案建議最好保留原件與掃描件各一份，均在HR部門(mén)，電子檔主要是查閱與調(diào)取方便；需注意，所有的此類(lèi)文件均要有員工本人簽字；

　　5、員工參加重要會(huì)議、培訓(xùn)的各類(lèi)統(tǒng)計(jì)與履歷表

　　通常包括但不限于：入職培訓(xùn)、制度類(lèi)會(huì)議簽到表、新員工培訓(xùn)計(jì)劃書(shū)、任何一種形式的在職培訓(xùn)簽到記錄表、每一次培訓(xùn)心得、培訓(xùn)考試成績(jī)，無(wú)論內(nèi)外訓(xùn)都要有員工簽字確認(rèn)的履歷表，崗位職責(zé)及要求（入職、調(diào)整）、崗位激勵(lì)機(jī)制（薪酬、考核、晉升、淘汰、獎(jiǎng)懲、能力評(píng)估等）；通常此類(lèi)表格建議部門(mén)與HR部門(mén)各執(zhí)一份，HR部門(mén)為原件與電子檔，用人部門(mén)可以用復(fù)印件與電子檔；需注意，所有的此類(lèi)文件均要有員工本人簽字；

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