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關于高校檔案信息化的應用
隨著信息技術產業(yè)的發(fā)展,高科技應用產品參與各行業(yè)管理，高校檔案管理工作也越來越多的運用現(xiàn)代信息技術手段進行科學化管理。牡丹江大學繼續(xù)教育學院檔案管理也隨之進入了信息化管理時代。牡丹江大學繼續(xù)教育學院是由原牡丹江市職工大學，牡丹江廣播電視大學，牡丹江大學建工學院資源整合后合并而成。現(xiàn)設有中專，大專，專科起點升本科，遠程開放教育等多種辦學層次。由此，廣泛應用現(xiàn)代信息技術,實現(xiàn)檔案管理信息化、產業(yè)化、自動化，促進現(xiàn)今學校檔案工作科學化的發(fā)展尤為重要。
一、高等學校檔案管理信息化的價值
近年來，檔案的生成方式在社會經濟科技發(fā)展壯大的同時也產生了很大的變化。由原來的人工書寫、實體存放等紙讀形式逐漸的轉成利用電子專用設備錄入、儲存的機讀形式。信息化機讀形式怎樣在高等院校檔案管理中更具有價值，更加系統(tǒng)化，更好的為師生提供完善的服務，是現(xiàn)代信息化檔案管理時期帶給去人們的重大機遇。相應的解決信息化檔案管理系統(tǒng)研發(fā)、使用過程中所面臨的問題，特別是網絡安全、數(shù)據(jù)庫建立、備份等問題，也將是現(xiàn)代信息化檔案管理給予我們的巨大挑戰(zhàn)。做好檔案信息化系統(tǒng)研發(fā)前期工作，參考、借鑒、調查、研究相應管理系統(tǒng)、資料，開拓思想、創(chuàng)新優(yōu)化。分析現(xiàn)今網絡媒介當中的安全隱居問題，做好防范工作措施和后續(xù)處理工作辦法將是檔案信息化管理現(xiàn)階段需要攻克的一項難關。
二、高等學校檔案管普遍存在的問題
高校檔案的管理、利用是以科學的信息化為載體，以分享、利用信息資源為目地，以提升教學質量為最終要求的管理。他不同于以往各類學校以保管檔案為主要目標的檔案管理。其是高校教學當中的重中之重。但是多年來它都以學院副設設施形式存在，作用常常被我們所忽視。目前很大一部分高等院校依然延續(xù)舊式的檔案管理方法管理自己的檔案，僅是起保管儲存作用，檔案信息的特定服務用途并未得到開發(fā)。目前牡丹江大學繼續(xù)教育學院學歷教育在校生近3000人，年培訓13000多人次。著重強調完善教學檔案管理信息化是畢行之路，涉獵多項專業(yè)，整合檔案信息化管理的規(guī)劃、利用尤為重要，要充分發(fā)揮收存檔案信息作用及價值。
三、加速信息化管理進程，提高檔案信息利用率
（一）檔案信息化管理應用原則
制定和實施高校檔案信息化管理規(guī)范性、安全性、效益性原則可以提升高校的教學質量和工作效率。依照相關職能部門制定的檔案規(guī)范和法規(guī)，使用檔案信息系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)字化接收、傳遞、歸檔、查詢、借閱、保管等一系列工作，規(guī)范檔案管理避免重建、亂建、丟失等現(xiàn)象發(fā)生。現(xiàn)代網路絡科技的發(fā)達，給人們帶來方便的同時，也伴隨著一定的安全隱患，不法分子常常利用網絡漏洞盜取機密信息。加強對信息化檔案管理系統(tǒng)中網絡安全系統(tǒng)的研發(fā)至關重要。找尋有效的保護措施，成立專業(yè)信息技術部門，確保檔案信息及信息系統(tǒng)的安全。檔案信息化建設是一項需人、建物、耗財?shù)南到y(tǒng)化工程，但它的建立是勢在必行的事情。其建立建成使用都要遵循管理工作的效益原則。結合學校自身條件、基礎，發(fā)展方向，服務對象等因素，研究其利用率，制定自己的系統(tǒng)模式，化繁為簡，關注點要、熱點，優(yōu)化信息化檔案管理。
（二）研發(fā)建立檔案管理信息化系統(tǒng)
高校的信息化檔案管理就是在原由的傳統(tǒng)式檔案管理的基礎上加入利用電子專用設備錄入、儲存、查詢、借取等形式，結合網絡技術傳遞方式向服務對象提供快捷一體化高質服務，提高廣大師生對檔案信息的利用效率，也相應的優(yōu)化檔案從業(yè)人員的工作環(huán)境。1.檔案管理的技術流程。我們首先應當建立長效的檔案管理信息系統(tǒng)，結合院校本身的實際情況，利用電子設備從電子檔案的收集、整編、歸檔、驗收、整理、入庫到檔案信息的發(fā)布、查詢、借閱、銷毀等處理流程進行全過程控制和管理。按照其處理流程，設計檔案信息化系統(tǒng)軟件功能模塊。其流程中完善、規(guī)范檔案管理工作相關制度應是第一優(yōu)先完成事情，使今后檔案從業(yè)人員有規(guī)可束，有章可行。為師生有效、合理、安全地使用各種學校電子檔案奠定良好的基礎。2.檔案信息化管理建設。在高校檔案管理的信息化進程中，要弘揚高校的傳統(tǒng)文化精神，傳承好的管理理念，在此基礎上堅持改革創(chuàng)新。要做到運用電子技術，建設檔案目錄數(shù)據(jù)庫，以便提高檔案利用效率，提升服務質量。在此基礎上推進電子檔案多媒體化改革。整合多方面檔案信息資源轉型為數(shù)字化管理，建設成相關的全文信息型及多媒體信息型數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)多形式信息化輸出，提升工作效率和服務質量。要注意的是對于整編后歸檔的檔案信息需要進行嚴格的驗收程序方可入庫，以確保檔案信息完整、準確。3.提升檔案信息化管理水平。檔案從業(yè)人員是高校檔案信息化改革的核心要素。其自身素質及職業(yè)素養(yǎng)，開拓及創(chuàng)新精神，所擁有的管理理念都影響著檔案管理水平和質量。學院應當充分重視檔案管理部門的創(chuàng)建，加大吸收專業(yè)檔案從業(yè)人員充實隊伍，定期組織檔案工作人員參加進修，提供相應學習機會，培養(yǎng)高素質的檔案管理工作者，以便于在之后的工作中進行標準化操作，保量優(yōu)質提升檔案管理水平。
在科技高速發(fā)展的今天，高校檔案應用信息化管理也在適應現(xiàn)今社會發(fā)展中不斷的提高提升自己。它的存在反映出一個學校的教學水平及理念。它的完善有助于提高學校教學質量。它的發(fā)展日益加快，也任重道遠。
作者:王憲民 單位:牡丹江大學繼續(xù)教育學院
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