管局檔案管理工作自查情況匯報

管局檔案管理工作自查情況匯報

　　根據上級要求,我局按照關于轉發江西省檔案局、江西省建設廳《關于開展全省城建房產檔案執法調研的通知》的通知（饒檔字[2009]8號）文件的要求，現將具體情況匯報如下：

　　自成立檔案室以來，認真貫徹執行國家《檔案法》和《江西省檔案管理條例》等各項規定，始終把檔案工作納入重要議事日程，做到領導重視，配足人員，從嚴要求，對檔案管理、保管設施、業務建設、利用服務等方面高要求，嚴管理，按照“省一級”檔案管理要求，使檔案工作逐步走上標準化、規范化軌道。截止到目前為止，我局檔案室約80平方米，藏檔案26303卷（件）。其中：文書檔案568卷（件）；房產檔案25735卷。在幾年的不斷完善過程中，我局檔案管理基本實現了標準化、規范化。2004年度，我局檔案工作榮獲江西省目標管理二級單位榮譽稱號。

　　房地產產權檔案是城市房屋管理部門在房地產權屬登記、調查測繪、權屬轉移、變更等房地產權屬管理工作中直接形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記載，是城市房地產權屬登記管理工作的真實記錄。這些檔案為解決房產糾紛、加快舊城改造步伐、深化住房制度改革發揮了重要的作用。

　　一是加強學習，認真做好一法一條例的宣傳工作。

　　房屋產權檔案在我國經濟建設中發揮著重要作用。房地產中介服務、房地產買賣、交易、贈予、繼承等都離不開房產檔案。 為了深入學習法律并運用法律指導好我們的房產檔案管理工作，我局認真組織全體干部職工進行一法一條例的學習，并選送檔案人員專門到省、市等各級檔案人員業務培訓，培訓率達到100%，使我局的檔案管理工作依法進行，檔案管理利用工作得到了有效提高。

　　二是強化領導，專人專職做好檔案管理工作。

　　房地產檔案管理專業性、政策性、法律性很強。房屋產權檔案是房地產產權產籍管理活動中形成的權證、契約、文件、圖表賬冊、照片等各種不同形式和載體的歷史記錄。這些房產檔案記載了房屋產權歸屬和沿革，反映了房屋狀況，因此房屋產權檔案的形成，有其特殊的專業要求。如房屋面積的丈量、土地界限的認定、房地產平面圖的測繪等。

　　嚴謹的、規范的、技術性的專業要求，使產權檔案成為進行房地產產權管理的重要工具。房屋產權檔案必須保持圖、卡、卷、冊與房屋現狀的一致性。必須不斷地補充新材料，更改原有材料，才能自始至終反映房屋產權的現實情況，因而房產檔案具有很強的動態性。

　　房屋屬不動產，價值較高，在單位或者個人的財產構成中都占有重要地位。因此，產權檔案的有無，記載得是否準確、全面，產權檔案保管的好壞，都將對產權人產生一定的甚至是巨

　　大的影響。因一紙檔案而免受損失幾十萬元或百元的事例，就是產權檔案價值性的佐證。由記載房屋所有權歸屬的憑證等組成的產權檔案，具有法律效力，是房地產管理部門和人民法院處理房地產糾紛的重要依據，應永久保存。因此，房屋產權檔案具有很強的法律性。

　　為此，我局明確了一名副局長專門負責檔案管理工作，并設立了近80平方米的檔案室以及檔案管理辦公室，安排了3名檔案管理專職人員。2003年，為了有效提高我局的房地產管理水平，還專門安排局檔案工作人員到上饒市房管局檔案室跟班學習，提高了工作人員的業務素質。

　　三是健全制度，提高檔案管理工作效力。

　　為了增強房地產檔案管理工作的效力，完善檔案整理保管，提高合理化利用率，我局建立健全了檔案工作制度。明確了檔案室管理人員職責、檔案資料室管理制度、檔案保衛、保密、銷毀等工作制度，并懸掛于醒目位置。進一步理順檔案管理體制，具體做法是：把房產檔案管理分成三個環節：收集、整理、歸檔；兩道工序：收集整理、歸檔調檔。每個環節之間互相檢查校對、制約，發現問題及時糾正。對于檢索體系應在檔案案卷目錄、分類目錄、文號索引等步驟加強規范，使產權檔案查找迅速，及時準確地為產權人服務，為經濟建設服務。嚴格按照檔案管理的防火、防蟲、防霉要求，每月進行一次清查工作，確保了檔案的安全性。

　　四是計算機管理，實現檔案管理的信息化。

　　從2003年度，我局已經實現了檔案的計算機的管理要求，為檔案工作專門配備了一臺電腦，并通過對紙質檔案的收集整理，逐一錄入，實現房地產檔案信息收集、整理、查詢、利用、管理的現代化，提高檔案的管理水平和利用質量，更好地為房地產經濟發展服務。

　　1、利用已建立起來房地產檔案信息庫，進行檔案的編目、標引，建立自動檢索系統，由計算機輔助進行檔案的接收、整理、鑒定、庫房管理、借閱利用、統計等，并實現檔案信息傳遞網絡化。

　　2、編制完善的檢索工具和提高系統的安全防范。系統的安全性指的是保護系統的硬件和軟件免受自然災害和人為的破壞，做好防病毒工作，抓好用戶權限管理。只有保證系統的安全順利運行，房地產檔案管理現代化的目標才能得以實現，因此我們將做好系統的安全防范工作是重中之重。

　　3、對電子檔案原始信息的長期保存進行深入研究和探討，對電子檔案定期備份，防止了數據信息損失。

　　五是適應形勢，大膽創新、實現檔案管理現代化。

　　1、建立數字檔案，實現數字房管

　　房屋檔案就像是屋的“個人簡歷”，近年來，隨著我市城市建設的逐步發展，城區房屋轉移、新建和拆遷等狀況，日趨房產頻繁復雜。而房屋交易市場的逐步活躍，又使商品房預（銷）售、

　　商品房買賣合同備案、按揭抵押、產權調查等新的房產業務數量大幅度上升。要進行以上活動，查閱房產檔案就成了必不可少的環節。并且隨著建設部《房屋權屬登記信息查詢暫行辦法》的出臺，檔案的查詢利用更加頻繁，既增加了管理人員的工作量又不利于檔案的永久保存，對檔案的安全、完整產生了不利影響。因此，2009年初我局決定對現有檔案進行數字化拍攝處理。房產檔案數字化工作的開展，大大提高了業務工作的效益，一是在業務受理、審批過程中，通過實時調閱檔案影象數據，工作效率可以成倍提高；另外，在受理客戶查閱檔案的過程中，通過使用影象數據，可以實時查閱打印，有效地保護原始檔案，并節省了人力物力；同時原始檔案進入檔案庫房后，無須頻繁進出，有利于檔案庫房的規范化管理。特別是房產產權產籍專業檔案，其查閱、復印檔案原件的事情隨時發生，有時一戶檔案一天要查閱二至三次，甚至更多次，在查閱和復印過程中，對檔案原件的人為的觸摸污損和在靜電復印過程中光照帶來的危害及機械損傷，使得原件壽命大大減少。通過電子拍攝后，將相關圖片和數據，直接錄入微機。房產手續電子檔案的建成，使辦事群眾在服務窗口就可進行檔案查詢，無需翻閱紙質檔案，保證了紙質檔案的完整，延長了紙質檔案的壽命。

　　2、一戶一檔的檔案管理模式

　　房地產檔案管理是一項專業性、技術性都很強的工作，在整理、歸檔的過程中必須針對其自身特點，做到理論和方法的

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