檔案歸檔培訓課件

檔案歸檔培訓課件

　　作為一名辛苦耕耘的教育工作者，就不得不需要準備好課件，無論哪種類型的課件，都是教學內容與教學處理策略兩大類信息的有機結合。那么優秀的課件是什么樣的呢？以下是小編收集整理的檔案歸檔培訓課件，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

　　保險業務檔案歸檔要求

　　1、流程說明。

　　2、實物保管與影像的基本要求。

　　3、紙質資料填寫要求。

　　在指定位置用鋼筆或簽字筆等按規定填寫相應內容，不得使用彩筆或圓珠筆標注，要求頁面書寫工整、清晰，便于檔案的保管、檢索、統計和利用。

　　4、影像拍掃要求。

　　投保材料的影像非常重要，核保、生效、出單等都依賴與此，影像掃描要求清晰、無垃圾。

　　5、紙質資料歸檔要求。

　　首先應去除鐵質訂書釘及其他金屬物;大于A4紙張的紙質檔案應按照A4紙張大小將其折疊成形，便于檔案的保存和翻閱。

　　資料歸檔質量要求

　　1、歸檔的工程文件應當為原件。

　　2、工程文件的內容及其深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監理、測繪等方面的技術規范、標準和規程。

　　3、工程文件應采用耐久性強的、不得使用易褪色的材料。

　　4、工程文件中文字材料幅面尺寸規格宜為A4幅面(297×210mm)，圖紙宜采用國家標準圖幅。

　　5、工程文件的紙張應采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應是新藍圖或計算機直接出圖，不應使用圖紙的復印件出圖。

　　6、所有竣工圖(含深化設計的竣工圖)均應加蓋竣工圖章、設計出圖專用章和“施工文件審查章”。

　　a)竣工圖章的基本內容應包括：“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術負責人、編制日期、監理單位、現場監理和總監。竣工圖章應使用不易褪色的紅印泥，并蓋在圖標欄上方空白處;

　　b)竣工圖章尺寸宜為80mm×50mm。

　　7、利用施工圖改繪竣工圖，必須以變更圖章標明變更修改依據，變更圖章尺寸宜為：40mm×15mm。

　　a、凡施工圖結構、工藝、平面布置圖等有重大改變，或變更部分超過圖面b，應當重新繪制竣工圖。并在圖標上方或旁邊以文字注明變更修改依據。

　　c、對發生設計變更的工程項目，要求編制設計變更匯總表，并加蓋施工單位和監理單位公章。該匯總表組卷時應放在所有設計變更通知單之前。

　　d、不同幅面的工程圖紙應統一折疊成A4幅面(297mm×210mm)，橫向按手風琴式折疊，豎向按順時針方向向內折，圖標欄露在外面，具體要求按GB/T10609.3進行。

　　e、管線工程竣工測量圖的測繪應符合專業技術規范、標準。

　　一、什么是文件材料的歸檔整理

　　是指立檔單位在其職能活動中形成并辦理完畢，應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料，以件為單位，進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。

　　二、歸檔文件整理原則

　　遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。

　　三、文件材料歸檔整理的具體操作方法

　　（一）收集

　　收集工作即是將本單位在其職能活動中形成的、辦理完畢的、具有保存價值的各種文字材料收集集中起來的工作過程。

　　要求：材料齊全完整、內容真實準確

　　（二）確定“件”

　　歸檔文件整理方法是以“件”為單位，進行文件級整理。確定“件”是歸檔文件整理工作的關鍵之一。“件”的確定一定要把握尺度，不可過嚴也不可太松。一般以每份文件為一件。

　　具體情況作如下規定：

　　1、文件正本與定稿為一件；

　　2、計算機及其網絡環境中形成的文件，無定稿的，或打印出的定稿上無重要修改手跡、領導批示，定稿不歸檔，但發文稿紙必須歸檔，且與正文合為一件；

　　3、正文與附件為一件。附件一般是指正文后注明的附件，它是正文內容的一部份。

　　4、原件與復制件為一件；

　　5、轉發文與被轉發文為一件；

　　6、會議記錄一本為一件；如黨委會議記錄、行政會議記錄等；

　　7、成套的會議材料分別為件；

　　8、重要文件的正文與歷次修改稿可各為一件；

　　9、正文與文件處理單（辦文單）為一件；

　　10、來文與復文（指請示與批復、報告與批示、函與復函）為一件；

　　11、報表、名冊、圖冊、成冊的編研材料、刊物等按其原來的裝訂方式，一冊（本）為一件；

　　12、未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位（如部門或時間等）組合，可裝訂在一起作為一件。如先進審批表、工資審批表、統計年報等；

　　13、介紹信一般一份為一件，若單位一年形成的介紹信數量較多時，也可結合其它特征劃分成若干件；

　　（三）件的裝訂

　　件的裝訂主要是為了固定“件”，使其便于保管和利用。

　　在裝訂前，已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的文件應予復制或進行字跡加固處理。文件的修整、復制要在保持原貌的前提下進行。

　　1、件的修整：

　　（1）對破損文件進行修裱；

　　（2）對字跡模糊或易褪變的文件進行復制；

　　（3）去除文件上易腐蝕的金屬物；對于裝訂成冊不便拆封的書籍、刊物等，金屬物已嚴密封裝在其中，且拆釘會損壞原貌，不須拆釘重裝。

　　（4）對于過大的文件進行折疊時應注意盡量減少折疊次數。

　　（5）小于16開的紙張應用A4紙貼襯。

　　2、裝訂：

　　我區一般采用不銹鋼釘在文件的左側裝訂。較厚的仍用三孔一線進行裝訂。文件整理時必須左側和下邊齊；不銹鋼釘不宜釘得過多，一般為上下兩個。（不銹鋼釘應采用檔案行政管理部門監制的。）

　　3、件內的排序：

　　（1）正本在前，定稿在后；

　　（2）正文在前，附件在后；

　　（3）原件在前，復制件在后；

　　（4）轉發文前，被轉發文在后；

　　（5）計算機及其網絡環境中形成的文件，無定稿的，正文在前，發文稿紙在后；

　　（6）文件處理單（辦文單）歸檔的應放在最前面。

　　（四）件的分類

　　分類是歸檔文件整理工作的基本步驟。是將歸檔文件按來源、時間、內容等方面的異同，分成若干層次和類別，構成有機體系的過程。

　　1、按年度分類：

　　（1）一般文件歸入文件簽發年度。如計劃、總結和獎懲材料等內容涉及不同年度的文件均歸入文件的簽發年度。

　　（2）跨年度辦結的文件歸入辦結年度。如處理案件、同一問題的來文和復文等；

　　（3）跨年度的會議或活動材料統一放在閉幕年度歸檔

　　（4）幾份文件作為一件時，歸入排在最前面文件的簽發年度。

　　2、按保管期限分類：

　　文書檔案分為永久和定期兩種保管期限，定期又分為30年和10年。

　　（五）“件”的排列

　　排列是將每份歸檔文件先后排列有序化的過程。即在同一保期限內按事由結合時間對歸檔文件進行排列。

　　事由是指一件具體的事，或一個具體的問題，或一段較為緊密的工作過程。一般一份文件就是一個事由。

　　“年度—保管期限”分類方法對歸檔文件進行排列就是在同一保管期限內一般按具體事由結合文件形成的時間順序進行排列。

　　（六）編制歸檔號

　　歸檔號是將歸檔文件排列順序加以固定的一組標識符號。在每份歸檔文件上的體現就是加蓋歸檔章。

　　全宗號

　　年度

　　室編件號

　　機構或問題

　　保管期限

　　館編件號

　　1、蓋章要求：

　　（1）歸檔章一般采用紅色印泥，蓋在歸檔文件首頁上端的空白處。一個單位歸檔章加蓋的位置應統一；

　　（2）歸檔章不要遮蓋領導批示、收文章或文件內容；

　　（3）若歸檔文件前有文件處理單（辦文單），歸檔章可加蓋在文件處理單（辦文單）上。

　　2、歸檔章具體欄目的填寫：

　　（1）全宗號：是檔案館給各個進館單位編制的代號。

　　（2）年度：填寫文件歸檔年度，以4位阿拉伯數字標注公元紀年，如“2008”，不必加“年”。

　　（3）保管期限：填寫歸檔文件保管期限的簡稱，即：永久、30年、10年，不可用“1、2、3”等代碼表示。

　　（4）件號：填寫歸檔文件的排列順序號。包括室編件號和館編件號。在檔案室只要求大家編制室編件號，館編件號暫空不填。同一年度同一機構（問題）同一保管期限從“1”開始編。實行文檔一體化管理模式時，件號系統會自動給定。

　　（5）機構或問題欄：采用年度－保管期限分類的單位此欄不必填寫。采用年度－機構（問題）－保管期限分類的單位此欄必須填寫，只能寫中文，不能寫代號。

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