走出實施HRMS的誤區

走出實施HRMS的誤區

最近，有機會與業內一家專業HRMS(人力資源管理信息系統)服務公司咨詢服務部總監James先生就企業實施HRMS中出現的問題進行交流，他認為，由于很多企業并沒有用嚴格的項目管理的意識和標準去規劃和實施HRMS，于是，這些企業沒有清晰的方向和目標，沒有規范的項目管理流程，沒有評估的工具和指標，甚至是沒有完整的HRMS項目管理團隊。“很多企業花費昂貴的HRMS即便是裝在了服務器上，卻束之高閣的多，充分利用的少。”James 深有感觸地說。

James結合自己五年來為企業人力資源管理信息化服務的經驗，簡單地總結了企業在規劃和實施HRMS中通常會犯的四類錯誤及避免措施。

第一類：該做的工作沒有做

在選購HRMS時，你很容易會被那些新奇和復雜的功能模塊以及性能特色所吸引，而你卻忽略了一些最基本也是最重要的功能。應該記著：要拿著你詳盡的需求文檔列成的清單去選購系統，而不要被HRMS服務商兜售和吆喝的各種眩目的新奇花樣所迷惑。

購買一套并不符合假設需求的HRMS對于負責HRMS的人員來說是一件非常嚴重的錯誤。沒有對具體工作和具體需求的適當界定，誰又能判定哪一個HRMS適合公司的需要呢?

有時，HRMS的需求定義是非常松散的。有時，需求會在項目進行的中間進行修改。不管是哪一種，都會導致令人不愉快的經歷。要避免這些，就得經常有效地溝通，以保證管理層和用戶能夠持續地達成一致的意見，從而保證HRMS的順利實施。

一旦你界定清楚了你的具體需求，要積極主動地利用這些文檔去評估和測試服務商的HRMS產品及其服務，并開始規劃你的培訓計劃。

最后，要確保人們接受充分的培訓，以便使他們積極主動地正確使用系統。

第二類：用戶不愿使用或者痛恨系統

如果用戶從一開始就同意和接受企業規劃和選擇的系統，那么他們是非常愿意下工夫去學習如何使用系統的。

一個剛剛成立一年多的競爭對手由于缺乏成熟的項目管理經驗，使本來規劃一個月實施完畢的項目嚴重地拖延到了一年時間，其中最重要的一點就是用戶參與不充分。導致這一問題的原因是項目規劃和實施過程中缺乏用戶的參與，而解決這一問題，使用戶感到滿意的辦法就是讓用戶參與到需求的分析和界定中，并在系統進行完整設計時，也讓他們參與進來。即使再忙，用戶通常也是非常樂意參與項目的。起草一個工作規劃和一個決策的程序，這樣你才不會被項目管理委員會弄得左右搖擺，但一定要確保用戶從一開始就要參與項目。

第三類：時間或者成本超支

為了避免這些超支，你可以把項目進行分解，分解得越細越好，以防止項目的“范圍”被蔓延。

這一問題會導致項目出現各種各樣的麻煩。除非這種超支非常巨大，否則這個問題會被忽略(特別是如果其他問題被避免的話)。時間和成本通常是很容易衡量的因素，然而，對經理們來說也是最易被忽略的。

超支的最主要的原因是在項目的規劃、工作任務的預估和控制以及資源調配方面的失敗引起。毋庸置疑的是，一個資歷豐富的項目經理會最大程度地減少這些問題的發生。項目按時、保質保量完成的最好辦法是，嚴格按照進度和預算完成每一個細分階段，上一個階段完成，再接著完成下一個階段，否則擴大了項目的“范圍”，導致項目拖延的危險就會來臨。

第四類：不可信賴的輸出和數據

從手工記錄或者其他系統里轉化到新的HRMS系統里，必須有適當的數據和信息輸入審校機制，這樣才能保證輸入的質量，也才會產生可信賴的輸出。

也許你已經聽說過垃圾輸入和垃圾輸出這樣的階段，這也正好描述了從HRMS得到了不可信賴的數據和結果的現象。然而，很少有人故意輸入垃圾信息到HRMS里。通常都是因為沒有制定輸入的標準和作出相應的監控措施而導致。

如何才能預防這些會產生垃圾信息的錯誤行為呢?首先，要制定向系統輸入數據或信息的標準，在輸入之前檢查現有數據的準確性;其次，是對錄入的數據盡可能地進行確認和驗證;第三，在大規模或者完全實施之前進行抽樣檢測;最后，HRMS項目組需要制定HRMS的系統控制和審計制度，并加強對HRMS日常負責人員(有的企業設有專門的HRMS經理)的系統維護和更新工作的評估。

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